すぐできるビジネス英語 オフィス編

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突然オフィスに外国人が!

ふだん特に海外と接点のない企業や部署で働いている人は、突然オフィスに外人がやってきたら対応に困るのではないでしょうか。そんな際に役立つビジネス英語の来客対応基本フレーズを覚えましょう。

名前と社名、用件を確認

Hello, welcome to Umiyama Corporation. How can I help you?
(いらっしゃいませ。ようこそ海山商事へ。どのようなご用件でしょうか?)

まずこのワンフレーズは必ず覚えておきましょう。社名を入れ替えるだけでどんな業種や団体でも使えます。

I’m Marco Polo from Venessia Company. I have a four o’clock meeting with Mr.Oda.

相手がこのように名前と用件を最初に言ってくれると助かるのですが、そうでない場合は
May I ask your name?

May I ask what company you are with?

May I ask the nature of your business? (どんなご用件でしょうか?)

のように、いずれもMay I ask~で「〇〇をお訊ねしてもよろしいですか?」と聞き出します

アポイントの有無は、” Do you have an appointment? “で確認しましょう。

お約束は?

相手がアポなしで社員の誰かを訪ねてきた場合は、

Could you please wait here? I’ll see if Mr. Oda is available.

「少々こちらでお待ちください。織田がお目にかかれるか確認いたします」と本人に連絡を取るか、
Mr. Oda doesn’t usually meet anybody without an appointment.
「織田はお約束をいただいていない方とはお会いしないことになっております」とお断りします。

勧誘はお断り

特に誰ともアポもなく、単なる飛び込みセールスだった場合は
I’m afraid we don’t accept any unsolicited business.
のように「申し訳ございませんが勧誘はお断りしております」とキッパリ断りましょう。

I’m afraid no one is available at the moment.

I’m afraid that the person in charge isn’t here at the moment.
「申し訳ございません。ただいま誰も対応できる者がおりません」
「担当者が不在です」という手もあります。

相手がアポなしで社員の誰かを訪ねてきた場合、名前だけをどこかで知って勧誘にきたということも考えられます。その場合は
I’m afraid Mr Oda is not available at the moment.
「ただいま織田は外出中です」と断りましょう。

I’m afraid Mr Oda is busy at the moment.
「織田はいま手が離せません」という手もあります。

「いつ帰ってくるか?」「いつ手が空くか?」などの質問は“Sorry, I don’t know.”でかわします。

ただし、これらは相手が間違いなく飛び込み営業や勧誘だと確認してからにしてください。英語が母国語でない外国人の場合、必ずしも英語が堪能だとは限りません。大切なお客様から「うまく喋れずモタモタしていたらおたくの受付に追い返された」などと後で言われたら一大事です。

お待ちしておりました

担当者に連絡してアポイントが確認できた場合は、次のように歓待します。

Mr. Polo, we’ve been waiting for you. Please have a seat, Mr. Oda will be with you in a minute.
「お待ちしておりました、ミスターポーロ。どうぞおかけになってください。ただいま織田が参ります」

事前に社内ルールを

受付に外国人客が来た場合はどのように対応すべきか、あらかじめ社内ルールやマニュアルを整備しておくのが理想です。部署ごとに要望が異なる場合もありますから、画一的なマニュアルだけでなく社内折衝による調整が必要なこともあるかも知れません。

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