よく使う英文Eメールの定型文

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メールタイトル

私たちは毎日膨大なメールを受信します。その大半はスパムメールですが、そういうメールに限って「お問い合わせの件について」とか「その後の進捗につきまして」といった紛らわしいタイトルが付けられています。

英文Eメールを書く際、間違ってフィルタリングされたりゴミ箱に放り込まれないよう、タイトルにも注意を払わなくてはなりません。

●Regarding your requirement [Ieyasu Tokugawa, EDO Corp,]

タイトル文自体は平凡でも、自分の名前と社名を添えることで先方の見落としやカン違いを防ぐことができます。もちろんフィルタリング対策にもなります。

●Regarding Japan unity project starting next year

プロジェクト名や製品名・型番などの固有名詞を掲げることで相手の意識にとまりやすくなりますし、関係者からのメールであることがわかります。ただしもちろん個人情報や社内機密などを連想させる言葉、メールの内容が第三者に容易に推測されるような言葉はNGです。

挨拶

Dear Mr Oda,

フォーマルな英文では、冒頭にDearをつけるのが一般的です。一般的にはDearでしょう。”Dear The first sales department“など、人名以外の部署名などにも使えます。

特定の人・部署ではなく「担当者様」など相手が不特定な場合はToを使うこともあります。

お礼の言葉

Thank you for sending me the E-quote.

「見積書を送っていただきありがとうございます。」

Thank you for sending me … はもっとも使用頻度の高い表現です。送信に対する感謝と、自分が受信・確認したことの報告のふたつの重要な意味を備えています。

初めてメールを出す相手には…

The reason why I am writing this email to you is~

知らない人や企業・団体に初めてメールを送る場合、メールを送る理由や目的を最初に明確にしておく必要があります。

たとえば相手の提供しているサービスや商品に対して質問したい場合は、上記の文章に” I’d like to ask some questions about ~“といった文章が続きます。

お願いをする

Please send me information on ~.

Webサイトや会社案内、パンフレットなど一般公開されている以上の詳細情報について知りたい場合、物理的な郵送・ファイル送信などに関わらず上記のような形で相手にお願いをします。サンプルを送ってほしいような場合もこのパターンが使えます。

報告する

I sent you the invoice yesterday.

「昨日、御社(あなた)宛てに請求書を発送しました」

重要な書類・資料の発送は、郵送の場合は相手に対する到着予告報告となりますし、Eメールの場合は着信確認・不着によるトラブル防止の意味を持ちます。いずれにせよこのように別のメールで念のため報告・確認を行う商習慣は日本と同じです。

結びの言葉

Best regards,

日本語の「よろしくお願いいたします」に相当する言葉です。メールでは一般的によく使われますが、まったく面識のない相手にはふさわしくありません。

Very truly yours,

Very respectfully yours,

このふたつはもっともフォーマルで、なおかつ非日常的にならない程度の表現です。

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