英文Eメール作成術

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英文Eメールの基礎注意事項

「英語にも敬語がある」と言われたら、驚く人もいるのではないでしょうか。

もちろん日本語のような謙譲語・謙遜語など特 別の用語があるわけではありません。しかし言い回しにはちゃんと丁寧な言い方・ぞんざいな言い方といった違いがあるのです。

特に企業間などでやりとりされるビジネスメールには、文法の正確さ以前にいろんな注意事項があります。ビジネスマンが最低限知っておきたい英文Eメールの常識と基礎注意事項についてご説明しましょう。

省略形はNG

“I’m~” ” I’d~”といった省略形は、基本的に口語で用いるもので、文語では使いません。

意味は通じますが、日本人がビジネスシーンで相手から「〇〇っすよね?」 などと言われたら「オレをなめてるのか」と感じるように、相手は文章に敬意や誠意が欠けていると感じるかも知れません。

英語の敬語とは?

英語の敬語とは、過去形などを用いることで表現されます。

たとえば”I want to~”ではなく” I would like to〜”を用いるのはその典型例です。他にも”Can you~”が”Could you~”になったりなどの例があります。

ただしビジネス文章によく使われる文章は限られていますので、文例集などでパターンをひとつひとつ覚えてゆけば自然と身に付いてゆきます。

相手に命令しない・義務を強制しない

私たち日本人がついやってしまいがちなミスです。

たとえば” Please send it by Next Monday.”と書けば、一見プリーズもついているし、相手に命令しているわけでも義務を押し付けたつもりもないと思います。

しかし、相手にとってみれ ば「なぜその期日を守る義務を押し付けられなくてはならないのか」と感じてしまいます。このあたりは欧米人と日本人の国民性・民族性の感性の違いとしか言いようがありません。

プリーズがつこうとつくまいと、その後に”send it”と事実上の強制を受けたと受け止められるのです。こういう場合は” Could you please ~?”や” It would be helpful if you could~”、” I would be very happy if you could~”など、「もしよければ~してくださいませんか?」という相手の自由意思を尊重したお願い形式にすれば角が立ちません。

単語の意味の「強さ」に気を付ける

これは今までの日本の英語学習の大きな弱点なのですが、英語を勉強していて(同じような意味の単語がたくさんあるけれど、単なる同義語なのだろうか?)と疑問に感じたことはありませんか?

英単語には言葉の意味の他にいろんなニュアンスが含まれています。たとえば” demand”という言葉は「要求・要求する」といった意味ですが、もし”We demand~”というような表現をした場合、ニュアンス的には「我々は断固として要求する」「要求に従わなければ…」といった、実力行使や訴訟も辞さないぐらいの強い表現となってしまうのです。

こうしたニュアンスを知らず、ただ「demand=要求」などと機械的に暗記してしまうととんでもない使い方をしてしまうことになるのです。

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