ビジネス英語での議事録(Minutes)の書き方

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企業が国際化してくると、「会議の議事録を正規のビジネス英語で残す」という必要も生じてきます。

そこでminutes(単数だと分、複数形にすることで議事録)を英語で書く際の典型的なルールについてまとめておきます。

Minutes(議事録)の記載事項

もっとも一般的なMinuitesの記載事項はだいたい次の事項です。

  • Name of the meeting (会議名)
  • Place, date, and time of the meeting (場所・日時)
  • Name of the participants (参加者名)
  • Name of the absentees (欠席者名)
  • Review of the previous meeting (前回の会議の決定事項経過報告)
  • Detailed account of the meeting (会議の詳細報告)
  • Place, date and time of the next meeting (次回の開催場所・日時)
  • Time of adjournment (会議終了時間)
  • Name of the reporter (議事録作成者名)

もちろん会議の内容や目的によって項目は千差万別ですが、上記の項目はほとんどの公的なMinuitesには記載されています。

文章タイプの典型的なMinuitesの例として、アメリカの連邦公開市場委員会のMinuitesを紹介しておきます。

公的なMinuitesはこのように長大なものになりがちですが、一般的な企業の会議議事録ではここまで詳細に書くことは少ないようです。

典型的なMinutesのフォーム例

下記のような表組みタイプのMiuitesも広く普及しています。

Googleで「sample tenplate minuites」などで検索すれば数多くテンプレートを見つけることができるでしょう。

なお、完全な表にするのではなく、字下げをして箇条書きにしたタイプの同内容のMinuitesも一般的です。

Minutes of the meeting

Name of the meeting:  →会議の名称

Purpose:  →議題

Date:  →日付(Jun 12のように書く)

Time: 1300 hours (JST) →時間。必ずタイムゾーンを表記する。(JSTは日本標準時)

Venue:  →会議が行われた場所(Meeting room101など)

Attendees:  →出席者

Mr. Nobunaga Oda, Marketing Representative from Azuchi consulting

Mr. Shingen Takeda, Senior Manager P.R.

Mr. …

Ms. … →出席者全員について敬称・フルネーム・社名あるいは部署を記載する。名前は表中ではMr. Odaのように省略表記する。自社の社員にもMr.やMs.をつける。

Important decisions from the previous meeting:

Date: May 23   →前回のMinutesの要約

Discussion(議題) Actions/Decisions(決定事項) Responsibility(責任者)
Differentiate the service(サービスを他社とどう差別化するか?) Highlight the value-added services to differentiate it from other services.(付加価値を際立たせて差別化する) Mr. Uesugi/Mr. Takenaka
Discussion Actions/Decisions Responsibility Date(目標期日)
Belief expression of Nobunaga Oda of the new representative(所信表明) ・Subjugation strategy of the Kanto district Mr. Oda 20-6月
Business report(業績報告) ・Commentary of the tactics of the fight of Anegawa Mr. Takenaka 18-7月

Tentative agenda for the next meeting: →次の会議の議事日程

Date: August 15 →日付

Venue: Meeting room 103  →場所

Plan a series of promotional activities  →議事内容の予告

Revisit advertising campaigns

Explore change of logo

備考

Discussionは、agenda(協議項目)と表記されることもよくあります。

Actions/Decisionsをaction to be taken、Responsibilityをperson in charge(責任者)と表記したフォーマットもよく使われます。

Minuitesが日本の議事録と最も異なる点は、Discussionごとに責任者と達成目標期日が明確に記述されている点です。日本の議事録のように会議の内容を要約しただけではMinuitesとは見なされません。

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